Tietosuojaseloste
Cairnterrierikerho ry – Jäsenrekisterin tietotuojaseloste
Rekisterin nimi
Cairnterrierikerho ry:n jäsenrekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi: Cairnterrierikerho ry
Osoite: Perttelinkuja 2 C 14, 20400 Turku
Muut yhteystiedot: Puheenjohtaja Satu Huolman p. 040 4835592
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa
Taru Natri
Kaivokuja 2 A 2, 02430 Masala
p. 0504146944, jasensihteeri(at)cairnterrierikerho.fi
Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietoja käsitellään sopimukseen perustuvan jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella tai rekisteröidyn suostumuksella. Suostumus annetaan jäseneksi liittymisen yhteydessä ja sen suostumuksen voi peruuttaa perumalla jäsenyyden sähköpostitse tai kirjeellä.
Henkilötietojen käsittelyn ja asiakasrekisterin käyttötarkoitus
Rekisteri on perustettu jäsentietojen ylläpitämiseksi.
Rekisterin sisältämiä jäsentietoja käytetään rekisterinpitäjän toimittaman lehden sekä jäsenmaksulaskujen osoitteellisiin lähetyksiin.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
Henkilöllä on tai on ollut jäsensuhde tai jäsensuhteen perustamiseksi on tehty hakemus.
Jäsenrekisterin tietosisältö
Jäsenrekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
– jäsennumero, tulee automaattisesti jäsenrekisteriohjelmasta
– jäsenen nimi ja osoitetiedot
– puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– jäsenen syntymäaika, koska äänestysoikeus vasta 16 vuotta täyttäneellä jäsenellä
– jäsenyyslaji (varsinainen, perhe-, tuomari- ja kunniajäsen)
– liittymispäivä
– maksusuoritukset
– koiran nimi mikäli jäsen tai kasvattaja sen ilmoittaa, vapaaehtoinen
– mahdollisen perhenjäsen nimi ja perhesuhde (samaan ruokakuntaan varsinaisen jäsenen kanssa kuuluva)
Jäsenrekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseneltä tai hänen jäsenmaksunsa maksavalta koirankasvattajalta rekisteröitymisen yhteydessä, palvelua käytettäessä tai muutoin.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Jäsenrekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan hyvää tiedonhallintatapaa ja tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta.
Käsittelyssä toteutetaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.
Henkilötietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden on tehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja.
Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Paperimuodossa olevat tiedostot säilytetään lukituissa tiloissa.
Suojaus käytännössä:
Manuaalinen aineisto: Jäsenlistoja ei yleensä tulosteta tai löydy muussa kuin sähköisessä muodossa. Mikäli jäsenluetteloita löytyy tulosteina, säilytetään ne jäsensihteerin kotona erillisessä mapissa kaapissa.
Sähköisesti käsiteltävä aineisto: Jäsenrekisteri toimii käyttäjätunnuksella ja salasanalla, jotka löytyvät jäsensihteeriltä, rahastonhoitajalta sekä kerhon hallituksen puheenjohtajalta. Jäsenrekisteriohjelman tietokanta löytyy Selkotieto Oy:n palvelimelta ja jäsentietoja käytetään nettipohjaisella Netti-Jäseri ohjelmalla jäsensihteerin sekä rahastonhoitajan salasanalla lukituilta tietokoneilta.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytyskriteerit
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Kun jäsen eroaa tai hänet erotetaan maksamattomien jäsenmaksujen tai muun syyn takia, kaikki jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä kun hallitus on kokouksessaan käsitellyt jäsenasiat. Yleensä kyseessä olevan vuoden loppuun mennessä.
Sähköpostikirjeenvaihto koskien jäsenasioita säilytetään kuluva ja kaksi aikaisempaa vuotta, jonka jälkeen ne poistetaan. Ilmoittautumiset kerhon järjestämiin tilaisuuksiin (katselmukset, näyttelyt, luennot, kurssit ym), poistetaan kun tilaisuus on pidetty ja mahdollinen jälkikäteen toimitettava materiaali on lähetetty.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin edellä kerrotulle yhteyshenkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös rekisterinpitäjän luona edellä kerrotussa osoitteessa.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua.
Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.
Rekisteröidylle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia edellyttäen, että rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus.
Mahdolliset erimielisyyden ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.